• microsoft-sharepoint-site-owners-training-1

De 10 issues bij SharePoint implementatie in een bestaande organisatie

Tijdens de vele Office365 implementatietrajecten in Nederland ben ik als Trainer en soms ook als consultant tegen weerstanden aan gelopen. Of deze weerstanden terecht waren, daar ga ik geen oordeel over geven. Alles staat of valt met communicatie! Maar het gaf ook wel een goed inzicht in hoe Organisaties als een organisme reageren. Is kennis dan toch echte macht? Hmmm, laat ik niet te veel of-topic gaan. Hierbij de meest voorkomende issues bij SharePoint implementaties:

  1. Politiek
    Politieke machten en krachten zijn misschien wel de grootste struikelblokken bij een SharePoint-implementatie. Je bent namelijk aan het rommelen aan de bestaande processen en dus de verantwoordelijkheden van. Door SharePoint goed te gaan inzetten worden mensen gedwongen om na te denken over hun eigen werk! Hoe doen ze dit nu, wie is er verantwoordelijk en met welke afdelingen werken we eigenlijk samen? De bron vraag: hoe wordt er nu samengewerkt?
  2. Niet weten wat SharePoint is en kan
    Probeer maar eens aan een gemiddelde informatieverwerker uit te leggen, wat je met SharePoint allemaal kunt doen. Dit is lastig en het blijft vaak niet tussen de oortjes hangen. Het DMS-concept van SharePoint uitleggen aan het management lukt in het algemeen wel, maar daarbij is het nog niet duidelijk voor de medewerkers. Aangezien zij het moeten doen, is een goede uitleg en communicatie hierover erg belangrijk en dient continue te worden gevoed. Immers herhaling is de kracht van de reclame!
  3. Tekort aan informatie en kennismanagement competenties
    SharePoint draait om mensen, processen en het delen van informatie. Er zijn maar weinig mensen in een (dynamische) organisatie die kennis hebben van al deze 3 aspecten.
  4. Visie, de business case en het meten van succes
    Wat wil je bereiken met SharePoint? Minder rondvliegende kopieën van documenten? Als dat zo is, dien je het ook meetbaar te maken en hiervoor een business case te formuleren. Hierdoor kun je het doel voor ogen behouden, waarvoor je SharePoint ook al weer wilde inzetten. Ook kun je de ER-doelen (betER, grotER, snellER, goedkopER, etc.) benoemen, ook al zijn deze niet altijd goed meetbaar.
  5. Management moet meedoen
    Als de (beoogde) leider niet meedoet, dan haken de volgers af. Dit geldt natuurlijk ook voor SharePoint. Het management moet een trekkersrol hebben en het goede (zichtbare) voorbeeld geven. Het gaat verder dan alleen maar de techniek, ook veranderingen in het werkgedrag en procedures zijn een onderdeel zijn van de SharePoint-implementatie.
  6. Adoptie door gebruikers
    Zo veel mogelijk medewerkers moeten het gaan begrijpen en gebruiken. SharePoint is bedoeld voor iedereen. Het nieuwe werken zal door iedereen opgepakt moeten worden. Dit betekent dat medewerkers bijvoorbeeld geen file-share meer mogen gebruiken. En dat doet som een beetje pijn! Mijn ervaring is dat als je de file-share niet op alleen lezen zet, dat een SharePoint implementatie kansloos is. Tja, en je moet SharePoint, ondanks dat het een geweldige tool is, goed “verkopen” aan de gebruikers. Dus eigenlijk is het probleem niet dat SharePoint moeilijk is maar dat medewerkers op een andere wijze moeten gaan leren werken. De gemiddelde mens is van nature lui van aard en heeft dus geen belang in veranderingen.
  7. Te veel vrijheid laten SharePoint mislukken
    Hoe ga je een SharePoint omgeving inrichten? Als iedereen de vrije hand hierin krijgt, wordt de herkenbaarheid wel erg lastig voor de informatieverwerker. Het functioneel beheer hierop is niet te doen Er zullen dus inrichting richtlijnen moeten komen om dit tegen te gaan en een goed functioneel beheer om de kwaliteit te waarborgen. Dat is lastig. Ik kom in het algemeen twee soorten inrichtingen van SharePoint tegen: “Vrijheid blijheid” of “rigide dichtgeknepen”. Het is dus blijkbaar erg lastig om een juiste middenweg te vinden bij het inrichten van een SharePoint omgeving.
  8. Informatie management
    Hoe ga je als informatieverwerker met bedrijf gevoelige informatie om. Hiervoor dient de informatie Management verantwoordelijke (als die al aanwezig is de gemiddelde onderneming) het goede voorbeeld te geven en uiteraard laten afdwingen dat dit ook in SharePoint op de juiste wijze wordt toegepast. Ook zal je moeten voorkomen dat je 1000-tal teamsites krijgt. Gelukkig heeft Office365 een zachte limiet van 1500 teamsites.
  9. Het vaststellen van de eisen en wensen
    Het is lastig om aan mensen te vragen wat ze precies willen met SharePoint. Immers vaak kennen zij de mogelijkheden van SharePoint nog niet. Hou de ER-doelen* voor ogen. Deze ER-doelen zal je moeten omzetten naar concrete eisen en wensen. Een mooie taak voor de business consultant.
  10. Technische vaardigheden
    De organisatie moet natuurlijk het product SharePoint ook leren kennen. Dus op alle niveaus. Infra, databases(DBA), Helpdesk, Applicatiebeheerders, Site Owners, Security management, Informatieverwerkers / gebruikers, etc. Trainen, trainen, trainen.

 

Tot slot

Je moet SharePoint verkopen aan de organisatie! Wat kan het, wat doet het, waar staat wat, hoe is het ingericht, etc. Dat klinkt een beetje vreemd want het is toch een mooi product? Ja, waar maar het probleem zit hem niet in het product maar in de daarbij behorende “werken (methodiek)verandering”. Wat mij altijd opvalt is dat mensen het lastig vinden om op een andere manier te werken. Vaak is niet meteen duidelijk wat het voordeel van dit nieuwe werken is en komen medewerkers maar langzaam op gang. Na 2-3 maanden begint het “kwartje” te vallen en bemerken ze ook de voordelen van SharePoint. Begin met kleine groepen, wijs een ambassadeur aan die iets meer weet over jullie SharePoint inrichting en zoek regelmatig contact met deze ambassadeur. De ambassadeur kan aangeven wat goed en slecht gaat en waar hij of zij tegenaan loopt. Ook kun je zo snel meten of er op de juiste manier wordt gewerkt met SharePoint.

Het meest ontzet zijn medewerkers als ik ze vertel dat ze in SharePoint geen gebruik meer mogen maken van folders** (mappen) om documenten op te slaan. Ze moeten in plaats hiervan gebruik gaan maken van metadata en views. Dit levert altijd commentaar op. En terecht. Men heeft de afgelopen 15 jaar geleerd om mappen te maken. Het liefst map in map in map in map…… Medewerkers zien dus niet meteen in wat de voordelen kunnen zijn, als je afstapt van het netwerkschijf-denken.

Weg met de N, P of welke mooie X-schijf dan ook!

Succes met jouw SharePoint Implementatie 😉

 

 

* ER-doelen (betER, grotER, snellER, goedkopER, etc.)

** Soms zijn gebruikers structuur nodig. Een oplossing ter vervanging van mappen is de inhoudstype: “Document set”. Heb je geen idee waar ik het over heb? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

 

Leave A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.