Archiefwet 20XX Wat Betekent Dit voor Uw Organisatie

Archiefwet 20XX: Wat Betekent Dit voor Uw Organisatie?

De invoering van de nieuwe Archiefwet in Nederland is al meerdere keren uitgesteld. De meest recente informatie suggereert dat de wet in werking treedt op 1 januari 2026. Eerdere data waren 1 januari 2024, 1 juli 2024, en er was ook een vooruitzicht voor zomer 2022 of januari 2023. Door deze verschuivingen spreken we nu over de Archiefwet 20XX.

De officiële naam van de wet is “Archiefwet 2021”. Deze wet is van toepassing op alle overheidsinstanties die publieke taken uitvoeren, zowel op landelijk als decentaal niveau. De wet richt zich op het beheer, behoud en de beschikbaarheid van archieven, zowel analoog als digitaal. Specifiek geldt de wet voor de volgende organen:

1. Gemeenten
2. Provincies
3. Waterschappen
4. Ministeries
5. Rijksdiensten en agentschappen
6. Openbare lichamen
7. Gemeenschappelijke regelingen
8. Zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s)
9. Publieke omroepen
10. Hoger onderwijsinstellingen

De Archiefwet 2021 moderniseert en vervangt de huidige Archiefwet 1995, met een sterke nadruk op digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Belangrijke punten uit de wet zijn:

1. Digitale duurzaamheid: Er moeten maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat digitale archieven op de lange termijn toegankelijk en leesbaar blijven.
2. Openbaarheid en beschikbaarheid: Archieven moeten tijdig beschikbaar worden gesteld voor publiek gebruik, tenzij specifieke uitzonderingen van toepassing zijn.
3. Archivering bij de bron: Bij het creëren van documenten moet rekening worden gehouden met hun uiteindelijke archivering.
4. Toezicht en handhaving: Er komen strengere regels en meer toezicht op de naleving van de archiefwetgeving.

Voor overheidsorganen, vooral op het gebied van ICT, betekent de Archiefwet 2021 het volgende:

1. Infrastructuur en systemen: Er moeten geavanceerde systemen en infrastructuren worden opgezet om digitale archieven duurzaam te beheren. Dit kan nieuwe investeringen vereisen in technologie en personeel.
2. Digitale standaarden: Organen moeten voldoen aan specifieke standaarden voor digitale archivering (bijvoorbeeld METS, EAD, PREMIS).
3. Beveiliging en integriteit: Er moeten maatregelen worden genomen om de integriteit en veiligheid van digitale archieven te waarborgen, inclusief bescherming tegen cyberaanvallen en gegevensverlies.
4. Toegankelijkheid en metadata: Er moet worden gezorgd voor voldoende metadata en beschrijvingen om de toegankelijkheid van archieven te garanderen. Dit houdt ook in dat systemen moeten worden opgezet die de zoek- en vindbaarheid van archiefstukken faciliteren.
5. Training en bewustwording: Personeel moet worden opgeleid en bewust worden gemaakt van de eisen en best practices voor archivering, vooral in een digitale context.

Ons Advies

Er komt een moment dat de wet in werking treedt en uw organisatie moet voldoen aan de gestelde eisen. Wacht niet tot deze datum bijna bereikt wordt. Het is verstandig om uw archiveringsproces nu al goed onder de loep te nemen en te verbeteren conform de gestelde eisen. In een tijd waarin enorme hoeveelheden data worden geproduceerd, is het cruciaal om sommige data te bewaren en andere tijdig te verwijderen.

Een succesvolle verbetering van het archiveringsproces bestaat uit een combinatie van solide architectuur, automatisering, gebruiksvriendelijkheid en gebruikersbewustzijn, verpakt in een bewezen concept.

Benieuwd naar de mogelijkheden of wilt u weten of uw organisatie de juiste koers heeft ingezet? Meld u dan aan voor een gratis (online) consult.