Kwaliteitshandboek ITYM

Inleiding

Het kwaliteitshandboek van ITYM is opgesteld conform de eisen van NRTO ( Nederlandse Raad voor Training en Opleiding ). Het handboek heeft tot doel inzicht te geven in de werkwijze van ITYM rondom de kwaliteit van haar opleidingen, cursussen en ontwikkeltrajecten.

Algemeen

In haar werkwijze is ITYM open en eerlijk. Vooraf wordt kenbaar gemaakt wat ITYM van haar klanten en deelnemers verwacht. Hierbij wordt er vertrouwelijk omgegaan met informatie van zowel de klanten als de deelnemers aan de opleiding. Ook wordt vooraf openbaar gemaakt wat de leveringsvoorwaarden zijn. Partners waar ITYM eventueel mee samenwerkt zijn allen opgeleid voor het geven van de opleiding en zijn daarmee deskundig op het onderwerp van de opleiding.

Kwaliteitsregels

Informatieverstrekking en werving

  1. De schriftelijk en mondeling verstrekte informatie aan potentiële deelnemers zal te allen tijde waarheidsgetrouw en accuraat zijn.
  2. De taal waarin contracten worden opgemaakt is helder en ondubbelzinnig.
  3. Alle reclame uitingen en wervingscampagnes van ITYM zijn waarheidsgetrouw en geven een accuraat beeld van de te halen doelstellingen. Hierbij wordt de reclamecode voor opleidingen gehanteerd. De geboden informatie op de website, in eventuele folders en reclame uitingen over de opleiding geven een waarheidsgetrouw beeld van ITYM, alsmede onder wiens toezicht de opleiding plaatsvindt op het moment dat dit van toepassing is. De geboden informatie onthoudt zich van enige suggestie van redelijkerwijze niet te verwezenlijken resultaten en van het stellen van niet-erkende graden. ITYM onthoudt zich van competitieve uitingen richting andere opleidingsinstituten.
  4. Tenminste één persoon binnen ITYM is geheel bekend met de aangeboden opleidingen en met hetgeen de deelnemers minimaal te wachten staat, alsook met de contractuele vereisten.
  5. Door ITYM wordt een accurate administratie bijgehouden welke deelnemers staan ingeschreven, voor welke opleiding en in welke periode. Hierin wordt tevens opgenomen welke trainingen daadwerkelijk gepland en gegeven zijn en welke deelnemer(s) hierbij aanwezig zijn geweest.
  6. Vragen met betrekking tot het onderwijs of van administratieve aard worden binnen twee weken beantwoord. Brieven die een langere verwerkingstijd vragen worden binnen twee weken beantwoord met een bericht van ontvangst en een indicatie wanneer men een uitvoerig antwoord kan verwachten.

Studiebegeleiding

  1. Iedere opleiding bevat heldere instructies over wat er van de deelnemer wordt verwacht en over de studiebelasting. 
  2. ITYM is te allen tijden bereikbaar voor vragen betreffende de opleiding. De vragen kunnen via de mail of via de telefoon (eventueel voice-mail of whatsapp) gesteld worden.
  3. ITYM beschikt over en werkt met door deelnemers in te vullen evaluatieformulieren betreffende de opleiding en de docent. ITYM onderneemt actie op het moment dat de uitkomsten daartoe aanleiding geven.
  4. Mocht ITYM docenten in vaste dienst nemen, dan worden zij adequaat getraind in de werkwijze en het administratieve systeem van ITYM. Hiernaast krijgen zij begeleiding op de vereiste professionele criteria.

Werkprocessen

  1. Alle informatie die door klanten en/of deelnemers wordt verstrekt, is vertrouwelijk voor ITYM, haar samenwerkingspartners en de docenten. Hierbij kan gedacht worden aan bedrijfsgevoelige informatie, maar ook persoonsgegevens
  2. Via een afschrift kan de klant informatie ontvangen over de termijnen en voorwaarden van inschrijving voor de eigen administratie. Eventuele terugbetalingen worden binnen zes weken verwerkt.

Onderwijs en Examens

Op het moment dat er sprake is van examens, dan:

  1. Wordt voorafgaand aan de opleiding helder uitgelegd in de studiegids welke kwalificaties behaald kunnen worden en welke interne (school) en/of externe (branche-/staats) examens waartoe opgeleid wordt.
  2. Is het aantal af te leggen examens of eindtoetsen in de cursus, alsmede de herkansingsmogelijkheden helder verwoord voordat de cursus plaatsvindt.
  3. Heeft ITYM vooraf opgestelde toetsingskaders voor de beoordelingen van examens.
  4. Wordt er duidelijkheid gegeven of het examen tot een kwalificatie/bevoegdheid leidt en de aard van het civiel recht (wettelijk erkend; branche-erkend; EVC-waardig e.d.).
  5. Hebben de examens heldere instructies en uitleg over de te doorlopen procedure. Als er onderwijs gegeven wordt met het oog op formele (staats)examens dan zal ITYM de examens in de loop van de cursus op een adequate manier de deelnemers voorbereiden op het examen. Dit wordt gedaan door de deelnemers de examens aan te bieden in hetzelfde format die betrekking heeft op de gehele syllabus en wordt beoordeeld met eenzelfde maatstaf als de formele examens.
  6. Staan de afname en de beoordeling van kwalificerende toetsen en formele examens onder toezicht van of worden mede beoordeeld door één of meerdere onafhankelijke derde(n).
  7. Nadat een eindexamenresultaat is meegedeeld worden de gezakten geïnformeerd over de verdere mogelijkheden die hen openstaan. Bijvoorbeeld verdere studie, herkansingen, etc.

Uitvoering

Indien er sprake is van e-learning faciliteiten:

  1. Bevat ook dit materiaal heldere instructies over wat er van de deelnemers wordt verwacht.
  2. Krijgen deelnemers toegang tot de e-learning op het moment dat dit verplicht wordt gesteld. Indien deelnemers niet over de benodigde faciliteiten beschikken, krijgen deelnemers de mogelijkheid aangeboden om op een andere manier te participeren.
  3. Worden deelnemers bekend gemaakt met het instituut voorafgaand aan het inloggen bij het instituut.
  4. Wordt de voortgang gecontroleerd/gemonitord door middel van een Learning Management Systeem (LMS).
  5. Is er een back-up voor het stellen van vragen en zijn er andere vormen van gepersonaliseerde studiebegeleiding.
  6. Worden op basis van deelnemersevaluaties periodieke updates uitgevoerd van het e-materiaal.

Klachtenprocedure 

  1. ITYM beschikt over een adequate klachtenprocedure die voorziet in ten minste een beroepsmogelijkheid bij een onafhankelijke derde die door beide partijen gezamenlijk aangewezen dient te worden. Het oordeel van de door beide partijen aangewezen derde is bindend; eventuele consequenties van een uitspraak over een klacht worden door ITYM binnen zes weken afgehandeld.
  2. De klachtenprocedure is openbaar en wordt in relevante eigen media, zoals de website van ITYM, gepubliceerd. De functionarissen waarnaar wordt verwezen zijn bestaande personen en worden genoemd in de klachtenprocedure. Een klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld. Klachten zijn binnen drie weken beantwoord. Als een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt de klager hiervan binnen twee weken op de hoogte gesteld, waarbij het uitstel wordt toegelicht en waarbij ook een indicatie wordt gegeven wanneer ITYM verwacht uitsluitsel te kunnen geven. Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van twee jaar bewaard. 

Studiegids en andere media

  1. De studiegids en andere media verschaffen onder andere de volgende informatie:
    1. De titel van de opleiding
    2. De inhoud van de opleiding
    3. Het niveau van de opleiding, eventuele vooropleidingseisen en het vrijstellingenbeleid
    4. De duur van de opleiding
    5. De beoogde doelstellingen voor de opleiding
    6. De doelgroep waarvoor de opleiding gemaakt is
    7. De studiebelasting, de tijd die de deelnemer kwijt is aan de opleiding
    8. Informatie over het aan te schaffen en/of te verstrekken studiemateriaal
    9. Een heldere uitleg van de speciale voorwaarden die door het instituut of de betreffende overheid gesteld worden aan de cursus of aan de studieovereenkomst (het contract)
    10. Informatie over het verstrekte studiemateriaal en/of over het aan te schaffen studiemateriaal

Overeenkomsten

  1. Voorafgaand aan de opleiding (cursus, traject, training) ontvangt de klant een voorstel. Na schriftelijk (of via mail) akkoord van dit voorstel, ontvangt de klant een bevestiging in heldere en ondubbelzinnige taal van de afspraken welke getekend retour gezonden dient te worden. Deze bevestiging kan worden gezien als een afschrift van de termijnen en voorwaarden van inschrijving voor de eigen administratie. Eventuele terugbetalingen worden binnen een termijn van vier weken voldaan.
  2. In de bevestiging kan de klant verder de volgende informatie vinden:
    1. De opleidingsnaam en de naam van het instituut
    2. De kosten voor de opleiding
    3. Eventuele kosten voor studiemateriaal
    4. De begeleiding en diensten die zijn inbegrepen
    5. De betalingsvoorwaarden en betalingstermijnen
    6. De wijze van betaling
    7. De duur van het contract
    8. De condities waaronder de opleiding eventueel niet doorgaat
    9. Annuleringsvoorwaarden en de mogelijkheden tot restitutie van gelden
    10. Details van eventuele garantiebepalingen
    11. Dat er altijd een bedenkperiode van veertien dagen aangehouden wordt
    12. Bij wie het copyright berust
    13. Bij wie het eigendomsrecht van het opleidingsmateriaal berust