Het simpelweg koppelen van een licentie aan een gebruik is niet voldoende. Je zult bedrijfspolicy moeten gaan toepassen. Te denken valt aan:

  • Back-up strategie
  • Bewaartermijnen
  • Delen van informatie

Laten we eens punt voor punt de mogelijkheden doorlopen.

Back-up strategie

E-mails opslaan lokaal of in de “Cloud”. Dat is de vraag. Met het gebruik van Office365 en de daarbij behorende Outlook applicatie gaan we natuurlijk niet meer lokaal archiveren, maar in de “Cloud” Exchange server. Daarbij komt natuurlijk een hele nieuwe strategie om de hoek kijken. Denk aan Hoelang? Voor alles dezelfde bewaartermijn? Wie bepaald? Eindgebruiker of de organisatie? Terugvinden e-mails? Wie is er verantwoordelijk? Etc.

Dussss, even een overzicht wat de beheers mogelijkheden zijn in Exchange online.

InPlace Archiving

In-Place Archiving helpt u de controle over messaging-gegevens van uw organisatie te behouden door het elimineren van de gebruikers behoefte om persoonlijke archief (PST-bestanden) te maken (lokaal) Door de gebruikers hun berichten op te laten slaan in een archief die toegankelijk is in Outlook en Outlook Web App.

In Exchange 2013 kunt u diverse archiefbeleid regels toepassen op een mailbox om automatisch berichten uit de primaire postvak van een gebruiker te verplaatsen naar het archief mailbox na een bepaalde periode. Archiefbeleid wordt uitgevoerd door het creëren van retentie tags die de Move to Archive retentie actie gebruikt.

Berichten worden verplaatst naar een map in het archief mailbox die dezelfde naam heeft als de map bron in de primaire mailbox heeft. Als een map met dezelfde naam bestaat niet in het archief mailbox voorkomt, wordt dezes gemaakt wanneer de Managed map assistent een bericht verplaatst. Re-creëren van dezelfde mappenstructuur in het archief mailbox stelt gebruikers in staat om berichten gemakkelijk terug te vinden.

In-Place Hold

In-Place Hold en Litigation Hold geeft de beheerder de mogelijkheid om archief mailbox en de inhoud hiervan voor compliance en eDiscovery te behouden.

In-Place eDiscovery

In-Place eDiscovery geeft erkende “compliance officers” in uw organisatie, de mogelijkheid om mailbox gegevens door te zoeken in uw Exchange-omgeving, preview zoekresultaten, kopiëren naar een Discovery mailbox of exporteren naar een PST-bestand.

Inactive mailboxes in Exchange Online

U kunt de inhoud van verwijderde postbussen behouden voor onbepaalde tijd door het gebruik van niet-actieve mailboxen. U kunt een inactieve mailbox maken door het plaatsen van een In-Place Hold of een Litigation Hold op de mailbox, en vervolgens het verwijderen van de corresponderende Office 365 gebruikersaccount uitvoeren. In aanvulling op het behoud van de mailbox inhoud, kunnen beheerders of compliance officers gebruiken maken van in-Place eDiscovery om de inhoud van een niet-actieve mailbox te kunnen doorzoeken.

Data loss prevention (DLP)

Data loss prevention (DLP) helpt u bij het identificeren en controleren van gevoelige informatie, zoals private identificatienummers, creditcardnummers, of standaardformulieren in uw organisatie. U kunt DLP-beleid invoeren om de gebruikers te informeren dat ze gevoelige informatie sturen en vervolgens de mail blokkeren om de overdracht van gevoelige informatie tegen te gaan.

Exchange auditing reports

U kunt de auditing functie gebruiken in Exchange Online om wijzigingen in uw Exchange Online-configuratie door Microsoft en door beheerders van uw organisatie te monitoren, of de toegang van een mailbox door anderen, dan de eigenaar van de mailbox, te controleren op gebruikersnaam niveau. In Exchange Online, worden gecontroleerde acties vastgelegd en beschikbaar gemaakt in een onlinerapport en u heeft de mogelijk om deze te exporteren naar een bestand.

Messaging records management (MRM)

Messaging records management (MRM) helpt uw organisatie e-mail lifecycle te beheren volgens de zakelijke en wettelijke voorschriften te kunnen voldoen en de juridische risico’s in verband met e-mail te verminderen. In Exchange Online, kunt u in-Place Hold of Litigation Hold gebruiken om e-mail en retentie-tags en beleid voor het bewaren te archiveren en e-mail te verwijderen.

Information Rights Management in Exchange Online (IRM)

Information Rights Management (IRM) helpt u en uw gebruikers te controleren wie toegang heeft tot, het doorsturen, afdrukken, of gevoelige gegevens in een e-mail te kopiëren. IRM kan uw lokale Active Directory Rights Management Services (AD RMS) server of Azure RMS gebruiken.

Office 365 Message Encryption

Office 365 Message Encryption geeft u de mogelijkheid om versleutelde berichten te versturen aan mensen binnen of buiten uw organisatie, ongeacht het merk “e-mailservice”. Of het nu Outlook.com, Yahoo, Gmail, of een andere dienst. De ontvangers kunnen versleuteld reactie versturen.

S/MIME for message signing and encryption

Secure/ Multipurpose Internet Mail Extensions (S/ MIME) maakt het e-mailgebruikers mogelijk om gevoelige informatie te beschermen door het verzenden van een ondertekende en gecodeerde e-mailbericht binnen uw organisatie. Als beheerder kunt u op S/ MIME-gebaseerde beveiliging inschakelen voor uw organisatie voor de mailboxen in Exchange 2013 SP1 en Exchange Online.

Journaling

Journaling kan u helpen om te voldoen aan de wet- en regelgeving, en organisatorische compliance-eisen door het opnemen van inkomende en uitgaande e-mailcommunicatie. In Exchange Online, kunt u journaalregels maken journaalrapporten en deze aan te leveren aan uw lokale mailbox of archiveringssysteem, of naar een externe archivering service.

Transport rules

U kunt transportregels gebruiken om berichten die door uw gebruikers verzonden of ontvangen worden te inspecteren en acties initiëren zoals het blokkeren of tegenhouden van een bericht. Vervolgens het te laten beoordeling door een manager of een beheerder.

Bewaartermijnen

De organisatie kan zelf of de default bewaartermijnen hanteren die Exchange aanbiedt. Vervolgens kan de eindgebruiker deze toepassen op de verschillende mappen en of mailboxen.

Veel leesplezier met deze opsomming. Hiermee pretendeer wij niet dat dit alle functionaliteiten en mogelijkheden zijn binnen het mooie pakket!. Office 365 is een dynamisme omgeving